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2016/679
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ottenere la limitazione del trattamento; ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un
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Ultimo aggiornamento: [27.02.2024]
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SOCIAL MEDIA POLICY
1. OBIETTIVI
1.1. La Società TMCAR S.R.L.S (P. IVA 03864020130), in persona del suo legale
rappresentante pro tempore (di seguito indicata come “Azienda”) pubblica e diffonde
contenuti istituzionali sul sito web www.carrozzeriatmcar.com (di seguito indicato come
“sito”), luogo virtuale dove sono contenute:
a) le principali informazioni d’interesse pubblico che caratterizzano l’Azienda;
b) le principali informazioni sulle attività e sui prodotti offerti ai clienti e ai partner.
1.2. Nell’ambito della sua comunicazione istituzionale, l’Azienda ha stabilito di raggiungere e
coinvolgere un numero sempre maggiore di persone utilizzando anche i seguenti social media:
a) Facebook;
b) Instagram:
c) Linkedin
1.3. L’impiego dei citati social media riguarda tanto le comunicazioni di interesse generale e
di prodotto, quanto l’acquisizione, quale mezzo “di ascolto” delle opinioni pubbliche dei
soggetti interessati.
1.4. Attraverso i social media possono anche essere fornite informazioni, in tempo reale, sulle
iniziative e sui prodotti e servizi offerti dall’Azienda che gli utenti possono approfondire sul
sito.
2. OGGETTO DEL DOCUMENTO
2.1. Oggetto del presente documento è quello di stabilire la Policy per la gestione dei contenuti
relativi all’Azienda eventualmente diffusi in rete anche attraverso i social media.
3. ATTRIBUZIONE DI RESPONSABILITÀ
3.1. Agli effetti del presente documento, le responsabilità sono riferite:
a) all’Azienda che pubblica contenuti sul sito;
b) all’Ufficio Comunicazione che: registra e amministra tutti i profili social dell'Azienda,
anima quelli istituzionali e coordina l'animazione dei profili creati per progetti specifici.
Gestisce le abilitazioni, con particolare riguardo alle situazioni che coinvolgono account
personali dei dipendenti (es. Facebook, Instagram) o che richiedono attivazione di uno
specifico account Google afferente all’Azienda, allo scopo di mantenere la mappatura delle
abilitazioni assegnate ai dipendenti e sapere quali siti/applicazioni debbano essere attivati.
L’Ufficio effettua anche il monitoraggio dei social media in cui è presente l’Azienda nonché
la reputazione della medesima e dei suoi rappresentanti.
c) all’Ufficio risorse informatiche che: garantisce la sicurezza dei dati elettronici/telematici
dell'Azienda e quindi, lo stesso, si accerta che i sistemi di sicurezza dei dati della rete siano
aggiornati e che tutti i membri dell'Azienda seguano le corrette procedure di sicurezza quando
accedono ai rispettivi account.
d) ai Dipendenti qualora vogliano partecipare con la loro presenza ai social media dell’Azienda
e che dovranno attenersi alle regole di comportamento stabilite.
4. REGOLE DI COMPORTAMENTO
4.1. La presente Social Media Policy, adottata formalmente dal Consiglio di amministrazione,
costituisce lo specifico “codice di condotta” che regola le relazioni su internet, ed in particolare
sui social media, e si distingue in:
a) Social Media Policy Interna, con riferimento al rapporto tra l’Azienda ed i suoi dipendenti;
b) Social Media Policy Esterna, con riferimento ai rapporti e tra l’Azienda ed i suoi utenti.
4.2. La presente Social Media Policy Interna fornisce le principali norme di comportamento
che tutto il personale, ed eventualmente i professionisti esterni incaricati, sono tenuti ad
osservare quando utilizzano i social media e pubblicano contenuti e commenti, sia che questo
faccia parte del proprio lavoro ed avvenga tramite account aziendale, sia quando attraverso
account personale si parli direttamente o indirettamente dell'attività dell’Azienda o del proprio
ruolo svolto all'interno della medesima.
4.3. In particolare, vengono disciplinati i seguenti aspetti:
a) modalità di gestione degli account dell’Azienda;
b) regole e criteri da applicare nel processo di produzione e pubblicazione dei contenuti;
c) tempistiche e modalità̀ con cui moderare la conversazione;
d) linguaggio e stile;
e) gestione di argomenti aziendali con account/profili personali.
5. MODALITÀ DI GESTIONE DEGLI ACCOUNT DELL’AZIENDA
5.1. L’Ufficio Comunicazione:
a) registra e amministra tutti i profili social dell'Azienda, provvede all’animazione di quelli
istituzionali e coordina l'animazione dei profili creati per progetti specifici;
b) gestisce le abilitazioni, con particolare riguardo alle situazioni che coinvolgono account
personali dei dipendenti (es. Facebook, Intagram) o che richiedono attivazione di uno specifico
account afferente all’Azienda allo scopo di mantenere la mappatura delle abilitazioni assegnate
ai dipendenti e sapere quali siti/applicazioni debbano essere attivati;
c) monitora i social media in cui è presente l’Azienda, nonché le conseguenze riguardanti la
sua reputazione e quella dei suoi rappresentanti.
5.2. Per le funzioni tecniche l’Ufficio Comunicazione si avvale della collaborazione
dell’Ufficio risorse informatiche.
6. PUBBLICAZIONE DEI CONTENUTI SUI CANALI SOCIAL
6.1. Con la produzione e pubblicazione dei contenuti l’Azienda promuove sui propri canali
social contenuti testuali, fotografici e video.
6.2. Detti contenuti, nel momento della pubblicazione devono rispondere sempre a tutti i
seguenti criteri:
diffusione di novità relative a progetti, eventi, servizi dell'Azienda di concreta utilità per il
target di riferimento;
attualità della notizia a cui il contenuto social deve riferirsi, con testi e/o immagini che ne
testimonino o l'accadere in tempo reale (es. un convegno, una conferenza stampa, una fiera,
ecc.) o il realizzarsi in breve tempo (una scadenza, il lancio di un nuovo prodotto);
link a pagine del sito istituzionale o, dove esistenti, ai siti di progetto, dove si fa riferimento o
si approfondisce il contenuto.
6.3. Sono anche ammessi contenuti relativi ad informazioni che valorizzino il patrimonio
storico, tecnico e di ricerca tecnologica, ovvero particolari curiosità relative all’Azienda.
6.4. Gli uffici, i servizi ed i gruppi di lavoro interni, che desiderano una copertura sui canali
social istituzionali, per programmare la presenza della propria notizia devono rivolgersi con
anticipo, e comunque non appena possibile, all’ Amministratore delegato pro tempore o ad un
suo delegato a cui comunicheranno il proprio contenuto, creato sotto la supervisione della
Direzione Generale o del proprio responsabile, ed il link alla pagina del sito istituzionale a cui
fare riferimento.
6.5. Amministratore delegato pro tempore od un suo delegato daranno al contenuto una forma
di testo coerente con il social di destinazione e rispettoso dei principi qui enunciati. Chi produce
il contenuto garantisce che non ci siano dati personali (ovvero siano gestiti in coerenza con il
GDPR), materiali aziendali o informazioni riservate o protette da brevetti/know how, ovvero
dal diritto d’autore.
6.6. La partecipazione a convegni ed iniziative di interesse, anche all'estero, va segnalata con
anticipo per l'opportuna programmazione all’ Amministratore delegato pro tempore o ad un
suo delegato inviando l’invito, la locandina ed il materiale utile. A seguito della partecipazione
possono essere inviate testimonianze dell’evento come, ad esempio, delle foto, accompagnate
da un breve testo esplicativo.
6.7. Ove possibile l’Amministratore delegato pro tempore od un suo delegato effettuerà live
degli eventi nelle forme ritenute più idonee (Facebook, Instagram); occorrerà comunicare
tempestivamente gli eventi rilevanti per l'azienda allo stesso Team.
6.8. Indipendentemente da situazioni specifiche è sempre possibile proporre temi, news e post
che potrebbero arricchire i contenuti delle piattaforme social dell’Azienda. La comunicazione,
in queste situazioni, va effettuata esclusivamente alla seguente casella mail: tmcar-
privacy@gmail.com.
7. TEMPI, MODI E STILE DELLA CONVERSAZIONE SUL WEB
7.1. I canali social istituzionali sono gestiti sulla base di una programmazione settimanale,
affiancata da una programmazione giornaliera quando necessario. In caso di eventi fuori orario
di lavoro verrà, di volta in volta, verificata la disponibilità dell’Ufficio Comunicazione alla
partecipazione.
7.2. I contenuti devono essere trattati secondo le modalità proprie del social utilizzato (retweet,
like, ecc.) adottando una limitata partecipazione alle conversazioni social. Eventuali richieste
di informazioni non pertinenti al messaggio diffuso, segnalazioni e reclami, anche se pervenuti
attraverso messaggi privati veicolati tramite i sistemi di messaggistica integrati nelle diverse
reti sociali, devono essere inoltrate immediatamente all'Ufficio Comunicazione.
7.3. Il linguaggio deve adeguarsi allo stile del social utilizzato. A titolo esemplificativo, si
ricorda che su LinkedIn è elaborato ed istituzionale, mentre su Facebook ed Instagram lo stile
è più vicino al pubblico, senza perdere l'autorevolezza dell'Azienda.
7.4. Rimangono valide le regole per la redazione dei testi su web:
a) scrivere in un italiano e/o in inglese corretto;
b) trattare solo fatti certi e verificati;
c) rispettare le regole di buona educazione su web (netiquette).
7.5. In particolare, è necessario che chiunque sia autorizzato a pubblicare sui social
dell’Azienda:
a) non offenda o manchi di rispetto a persone e/o aziende (pubbliche o private), gruppi o
categorie di persone ed istituzioni;
b) eviti ogni tipo di litigi, evitando di replicare alle eventuali provocazioni. In quest’ultimo
caso è compito dell’Ufficio Comunicazione moderare contenuti inappropriati o diffamatori,
postati da utenti privati sui canali istituzionali.
8. UTILIZZO DI ACCOUNT PERSONALI
8.1. Il personale dell’Azienda, nella configurazione, utilizzo e gestione dei propri account
privati sui social media è tenuto a rispettare alcune norme di comportamento, tese a garantire
la salvaguardia dell'azienda e delle persone che vi lavorano.
8.2. Il dipendente che sceglie di rendere nota la sua attività lavorativa è tenuto a specificare
nelle informazioni biografiche personali che le opinioni espresse hanno carattere personale e
non impegnano in alcun modo la responsabilità dell'Azienda.
8.3. Il personale può liberamente condividere sui propri profili privati i contenuti diffusi dai
canali social dell’Azienda: informazioni su servizi, iniziative, progetti, video, immagini e/o
infografiche. È vietata la diffusione sul proprio profilo privato di contenuti o eventi
dell’Azienda non precedentemente segnalati sui canali social ufficiali o comunque non presenti
sul sito dell’Azienda o su un altro sito istituzionale di riferimento.
8.4. Allo stesso tempo il personale è tenuto ad osservare un comportamento pubblico rispettoso
dell'organizzazione presso cui lavora. Nello specifico, il personale dell’Azienda:
non può divulgare attraverso i social media informazioni riservate, come la corrispondenza
interna, informazioni di terze parti di cui è a conoscenza (ad esempio partner, istituzioni, utenti,
stakeholder, ecc.) o informazioni su attività lavorative, servizi, progetti e documenti non ancora
resi pubblici, decisioni da assumere e provvedimenti relativi a procedimenti in corso, prima
che siano stati ufficialmente deliberati e comunicati formalmente alle parti interessate;
fermo restando il corretto esercizio delle libertà sindacali e del diritto di critica, è bene che si
astenga dalla trasmissione e diffusione di messaggi minatori o ingiuriosi, commenti e
dichiarazioni pubbliche offensive nei confronti dell'Azienda, riferiti alle attività istituzionali e
più in generale al suo operato, che per le forme ed i contenuti possano comunque nuocere
all'azienda, ledendone l'immagine o compromettendone l'efficienza;
deve sempre ricordarsi che i propri contenuti anche se privati, una volta messi in rete possono
avere risonanza globale;
deve rispettare la privacy dei colleghi, evitando riferimenti all'attività lavorativa svolta, fatte
salve le informazioni di dominio pubblico;
ad eccezione di eventi pubblici che si svolgono nella sede di lavoro non può divulgare foto,
video, o altro materiale multimediale, che riprenda locali e personale senza l'esplicita
autorizzazione delle strutture e delle persone coinvolte;
non può aprire blog, pagine o altri canali a nome dell’Azienda o che trattino argomenti riferiti
all'attività dell'Azienda.
non può utilizzare su account personali il marchio dell’Azienda ed i marchi di prodotti o
progetti di proprietà dell'azienda.
9. RESPONSABILITÀ
9.1. Anche se direttamente gestita dall’amministratore delegato pro tempore o da un suo
delegato, la presenza sui social media dell’Azienda comporta la responsabilità di tutti i
dipendenti, dal momento che la strategia di comunicazione deve garantire:
coerenza: la presenza sui social media deve essere integrata nei contenuti e nello stile con gli
altri canali di comunicazione dell'Azienda, on line (web, posta elettronica, ecc.) e off line
(telefono, comunicazioni interne, ecc.);
aggiornamento: utilizzare i social media implica il coinvolgimento di utenti e stakeholder con
informazioni aggiornate costantemente, anche più volte al giorno;
apertura: si invita a tenere con l'utenza on line lo stesso comportamento corretto, professionale
ed empatico dovuto nei contatti off line.
9.2. L’utilizzo scorretto dei canali social può determinare i seguenti effetti:
danneggiare gravemente l'immagine e la reputazione dell'Azienda e di conseguenza, delle
figure professionali che vi lavorano;
esporre a sospensioni o cancellazioni del profilo, nel caso in cui non si rispettino i termini del
servizio contratti con il social media stesso;
esporre a danni diretti, come richieste di risarcimento, nel caso vengano pubblicati contenuti
lesivi del diritto d'autore e di proprietà intellettuale.
9.3. La violazione delle regole di comportamento previste dalla presente Social Media Policy
è fonte di responsabilità disciplinare. Tale responsabilità è accertata dall’esito del procedimento
disciplinare, nel rispetto dei principi di gradualità e proporzionalità delle sanzioni, secondo
quanto previsto dalle disposizioni applicabili.
9.4. I dipendenti abilitati all’utilizzo dei social aziendali, che possiedano anche account di tipo
personale, sono chiamati alla massima attenzione nell’utilizzo dei profili adottando tutte le
accortezze necessarie, anche tecniche, per evitare lo scambio dei profili durante l’utilizzO degli